Como gerenciar as micros e pequenas empresas por projetos
Assistimos no Brasil a quebradeira das micros e pequenas empresas. Isto pode ser a crise política respingando na microeconomia, mas pode ser outros fatores que não estão sempre à vista. Abre-se negócios no nosso país por dois motivos: necessidade premente de se sustentar, sua família e prole; e por empreender, ou seja, o empreendimento é pensado, analisado, planejado, feito plano de negócio, pesquisa em instituições como SEBRAE, Endeavor, universidades e demais entidades preocupadas com o empreendedorismo.
Acho perfeitamente plausível esses argumentos, mas sou preocupado com a questão gerencial dos novos empreendedores brasileiros. Pessoas com pouco conhecimento sobre vários assuntos empresariais, como a parte tributária, a gestão propriamente dita do negócio, os valores morais que vão nortear o novo empreendimento (a maioria nem sabe o que é isto), a decisão e o empenho em trabalhar a nova empresa independente dos fatores externos (Governos, política, sindicatos, concorrentes, parceiros, etc). Não que estes stakeholders não sejam de suma importância, mas precisamos nos organizar e focar na empresa como sendo um sistema de vários projetos interligados.
Neste sentido, indico o livro PROJECT MODEL CANVAS – Gerenciamento de Projetos sem Burocracia de José Finocchio Junior1, que nos ensina a colocar todos os dados mais importantes de um projeto numa folha de papel A1, ou seja, como eu faço, numa folha de papel A4 mesmo.
O CANVAS do Finocchio Junior (2013) está dividido em cinco blocos, que corresponde a cinco perguntas: POR QUÊ? (Esta pergunta é para dimensionar as Justificativas com base no passado, quais os objetivos SMART – Específicos, Mensuráveis, Acessíveis, Realistas e Oportunos; finalmente quais os Benefícios Futuros); O QUÊ? (Qual vai ser o Produto ou Serviço e quais os Requisitos); QUEM? (Quem são os Stakeholders e a Equipe); COMO? (Quais são as Premissas, O Grupo de Entregas e as Restrições); QUANDO E QUANTO? (Quais são os Riscos, a Linha do Tempo e os Custos).
O que queremos testar em micros e pequenas empresas é administração através de projetos, ou seja, dividirmos o negócio em PROJETOS, tendo em vista que a empresa é uma junção de vários sistemas. Teríamos um Projeto chamado PRODUÇÃO para pequenas indústrias; outro chamado ADMINISTRATIVO; outro CONTÁBIL, outro FINANCEIRO e outro COMERCIAL e MARKETING. Cada projeto desses terá um GP – Gerente de projeto, que será o catalisador das ações e ferramentas necessárias ao êxito do projeto individualmente, para em seguida unir os projetos num mais amplo chamado Empreendimento.
Vamos fazer o CANVAS do Setor Comercial de uma pequena indústria de confecção que fatura (vende) por ano R$3.600.000,00. Empresa optante do Simples Nacional. Nome de fantasia: DILAVOUR FASHION.
JUSTIFICATIVAS: Crise nacional e vendas baixas; Clientes exigem notas fiscais que gerem crédito de ICMS; Aumentar o faturamento em 30% vendendo para Magazines que exigem crédito de ICMS nas notas fiscais. As empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL não geram crédito de ICMS, por isso tem dificuldades de vender para os médios e grandes comerciantes e varejistas.
OBJETIVOS SMART: Os objetivos de realização do Projeto Setor Comercial serão SMART – Específicos, Mensuráveis, Acessíveis, Realistas e Oportunos. A primeira providência será transformar a empresa de SIMPLES NACIONAL em LUCRO PRESUMIDO, que é um regime tributário onde a Receita Federal já presume o LUCRO das empresas. Este regime ampara empresas com faturamento anual até R$78.000.000,00. Quando se faz uma opção para certo regime tributário, a opção é feita para o ano inteiro, ou seja, para o exercício fiscal de janeiro a dezembro de determinado ano. Outra ação para se diferenciar no mercado com concorrentes desleais é trabalhar com qualidade, pontualidade nas entregas, agregar valor ao produto no sentido de atendimento diferenciado na pré-venda, na venda e na pós-venda. Ajudar os clientes a se organizarem, para não venderem preço, mas venderem qualidade, satisfação e bom gosto.
BENEFICIOS Futuros: Os valores tangíveis e intangíveis que a empresa terá no futuro serão: tranquilidade nas operações sem medo de fiscalizações federais, estaduais ou municipais, pois está trabalhando na forma da legislação, pagando todos os tributos e viabilizando sua empresa através da Boa Governança e não sonegando impostos, pagando mal e irregularmente seus empregados e fornecedores. Outro grande Benefício é preparar a empresa para crescer, pois com Contabilidade organizada, obedecendo os princípios contábeis, declarando todos os tributos e as obrigações acessórias, a empresa terá mais crédito e credibilidade nos bancos, fornecedores, governos, sindicatos, enfim, todos os stakeholders estarão satisfeitos com o empreendimento.
PRODUTO: O produto do Setor Comercial é a VENDA bem feita. E o que é uma venda bem feita? É aquela que a empresa vende o produto por um preço justo para ambas as partes, a entrega é feita com qualidade, recebe o dinheiro no prazo acertado, o cliente fica satisfeito com o produto e compra mais vezes, além de indicar para seus amigos e clientes.
REQUISITOS: O valor do produto deve ser adequado com os custos e com o mercado; o prazo de pagamento não deve comprometer o fluxo de caixa da empresa nem deve gerar despesas financeiras; a entrega do produto deve ter uma logística coerente com o abastecimento do cliente e não gere desperdícios; o pós-venda deve ser compatível com os anseios dos clientes sem gerar antipatia ou aborrecimentos.
STAKEHOLDERS EXTERNOS & Fatores Externos: Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual, Secretaria de Finanças do Município, Sindicatos, Delegacia do Trabalho, Contador, Representantes Comerciais, Clima, Localização da empresa.
EQUIPE: Gerente Comercial (Gerente do Projeto), Vendedores, Expositores, Telemarketing, Logística, Pós-venda.
PREMISSAS: 1) Só vende para fora do Estado do Ceará com pagamento antecipado; 2) Todas as vendas só podem ser feitas com Cadastro devidamente aprovado; 3) Só vende com 100% de nota fiscal; 4) Participação em feiras e ventos ligados à indústria da Confecção.
GRUPO DE ENTREGAS: 1) Gestão do Projeto; 2) Qualificação dos vendedores e atendentes; 3) aumento de 30% nas vendas; 4) Expansão do mercado comprador; 5) Modernização tecnológica do Setor Comercial.
RESTRIÇÕES: Orçamento anual de menos de 10% das vendas para o Setor Comercial; Trabalhar o marketing digital para economizar com os custos tradicionais de vendas.
RISCOS: 1) Não conseguir vendedores treinados e não consegui qualificá-los; 2) O mercado varejista não absorver os produtos com as condições da empresa; 3) O Mark-up ficar acima do aceitável pelos clientes.
LINHA DO TEMPO: O ano de 2018, dividido em linhas do tempo trimestrais, sendo considerados os trimestres civis.
CUSTOS: Orçamento de R$ 20.000,00 por mês para pagamento de vendedores, treinamentos, marketing digital, propagandas, presença em eventos de confecções e mídia. Total R$240.000,00 no ano.
Contador Prof. Dr. João F. de Lavor
1 Finocchio Junior, José. Project Model Canvas: gerenciamento de projetos sem burocracia / José Finocchio Junior; ilustração Simon Ducroquet. – 1 ed. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.
